Es gibt zwei Arten von Makrodateien: Das persönliche Archiv läßt sich bearbeiten, erlaubt aber nur den Zugriff vom lokalen Rechner aus. Das gemeinsame Archiv ist schreibgeschützt, kann aber auch von anderen Rechnern im Netzwerk genutzt werden. Vorteil: Eine zentrale Makrodatei lässt sich einfacher pflegen als mehrere dezentrale. Da man zusätzlich zum gemeinsamen Archiv auch persönliche Archive öffnen kann, lässt sich jeder Arbeitsplatz individuell konfigurieren. Nachteil: Soll in einer Markodatei etwas geändert werden, muss sie zuerst an allen Plätzen geschlossen werden. Achtung: SmartKey überprüft die Lizenzen netzwerkweit und läßt sich nur in der Anzahl der gekauften Lizenzen betreiben. Da pro Arbeitsplatz eine Lizenz erworben werden muss, ist die Angelegenheit trotz des vernünftigen Einzelpreises für kleine Netzwerke etwas teuer, besonders, wenn es sich um Ein-Personen-Netze handelt. Wirklichkeitsnäher wäre die Lizensierung von drei Plätzen in der Grundversion.

SmartKey kann erheblich mehr als nur häufig benötigte Texte ausgeben. Ein Makro kann auch Bilder und Variable enthalten, Befehle ausführen, Programme starten oder Tastenanschläge simulieren. Den Makrocode kann man entweder selbst schreiben oder mit dem Makrorecorder aufzeichnen. Auch aufgezeichnete Makros lassen sich nachbearbeiten. Nachteil: Auch in der aktuellen Version verfügt das Programm im Code-Editor noch immer nicht über Zeilenumbruch, so dass das Schreiben umfangreicher Makros in endlos langen Zeilen zur ärgerlichen Mühsal gerät.

Zur Eingabe von Tastenanschlägen, Kommandos und Funktionen in den Makrocode stehen eine Reihe von Assistenten zur Verfügung, die solche Aufgaben ohne Gedächtsnisakrobatik zum mühelosen Vergnügen machen.

Auch SmartKey selbst kann mit Hotkeys gesteuert werden. Über frei konfigurierbare Tastenkommandos kann man das Programm selbst, die Makroliste und die Rechtschreibprüfung an- und abschalten.

Vorbildlich ist die Organisation der Makros gelöst. Es gibt zwei Ebenen:

Innerhalb der Makrodatei lassen sich die Makros in Sachgruppen gliedern und in Explorer-Manier darstellen. Vorteil: Auch bei größeren Makrodateien bleibt die Übersicht erhalten. Nachteil: Leider gibt es nur eine Gliederungsebene. Eine tiefere Verschachtelung wäre sicher hilfreich.

Programmweit lassen sich Makros in beliebig vielen Makrodateien organisieren. Da man bei SmartKey mehrere Makrodateien öffenen kann, sind für unterschiedliche Anwendungsprofile ausgefeilte Konfigurationen herstellbar. Raffiniert ist die Kombination aus gemeinsamen und persönlichen Archiven. So kann der Systemadministrator netzweit eine gemeinsame Datei für Standardmakros bereitstellen, die jeder Anwender an seinem Platz um spezielle, für ihn wichtige Makros erweitern kann.

Makros können auf zwei Arten an die aufrufende Anwendung übergeben werden: Direkt von SmartKey aus oder über die Zwischenablage. Die zweite Lösung ist in der Regel die schnellere, was sich vor allem bei längeren Texten spürbar auswirkt. Trotzdem ist zuweilen die Ausgabe durch SmartKey erforderlich, beispielsweise, wenn das aufrufende Programm die Tasteneingabe des Anwenders selbst stark überwacht und Eingaben aus der Zwischenablage ganz oder teilweise abweist. Auch bei der Anwendung in Fernsteuerungsprogrammen wie pcAnywhere ist diese Methode erforderlich. Nachteil: Einige wenige Programme weigern sich standhafft, SmartKey-Makros zuzulassen. So verhält sich beispielsweise die Onlinebanking-Software StarMoney bei der Übergabe recht störrisch. Das sind allerdings Ausnahmeerscheinungen: Die überwiegende Zahl aller Anwendungen arbeitet mit SmartKey reibungslos zusammen.